Een belangrijk aspect van emailetiquette. Lees het zo zorgvuldig geformuleerde mailtje nog even door voor je op de “send”knop drukt. In de meeste gevallen zul je constateren dat je vijftien spelfouten hebt gemaakt, een aantal gezegdes niet met de onderwerpen overeenkomen, er enkele stijlbloempjes aanwezig zijn en dat drie van de vier alinea’s eigenlijk niet echt nodig zijn, en dat je hele bericht bij nader inzien goedbeschouwd misschien wel volstrekt overbodig is en maar beter kan worden weggegooid. Is het schrijven van een goede brief dan toch echt vakwerk van een goede secretaresse?
In de beeldende kunst heeft men het altijd over de kunst van het weglaten. Bij het professioneel gebruik van email hebben we het eigenlijk over het in het geheel niet versturen van email. En ook dat is een belangrijk onderdeel van emailetiquette
Share your thoughts
Wacht met invullen van het adresveld altijd tot na de voltooiing van het bericht. Het is niet fijn om per ongeluk half afgeschreven e-mailberichten te versturen, zodat je beoogde toekomstige werkgever eerst alleen een aanhef en een volslagen onbegrijpelijke eerste zin krijgt te lezen in je sollicitatiemailtje.
Om maar te zwijgen van de eerste reactie op een onvriendelijke mail die u bij wat meer nadenken toch eigenlijk wel iets anders had kunnen verwoorden. Maar zolang de bestemming niet bekend is, voorkomt u dat u voor schut komt te staan. Even wachten kan dan een leuk stukje emailetiquette
Share your thoughts
Beantwoord je een serie vragen van een afzender, zorg dan dat het oorspronkelijke bericht is geciteerd in jouw e-mail. Hak het oorspronkelijke bericht in stukken, en zet telkens jouw antwoord eronder.
Je kunt dan goed to-the-point reageren zonder hele stukken te moeten citeren. let op gebruik van witregels om het leesbaar te houden. Leesbare mails zijn ook een belangrijke vorm van emailetiquette
In veel e-mailprogramma’s is het ook mogelijk om een stuk tekst van een e-mailbericht te selecteren, en dan op reply te drukken; alleen de geselecteerde tekst wordt dan geciteerd. Dit voorkomt het steeds maar opnieuw versturen van lappen tekst. Vaak wordt het geciteerde automatisch voorzien van “groter dan tekens” wat op den duur de leesbaarbaarheid niet altijd even groot maakt.
Share your thoughts
Gebruik een handtekening (signature) met je contactgegevens handig op een rijtje. Het is in uw emailprogramma in te stellen maar het kan even zoeken zijn.
Om één of andere reden is de instelmogelijkheid altijd te vinden op een plaats waar je het niet verwacht. Let op dat uw signature niet bij de ontvanger in een ander lettertype staat opgemaakt dan de rest van het e-mailbericht. Vermeld in je handtekening alleen je contactgegevens, niet ‘vriendelijke groet,’.
Geautomatiseerd groeten staat niet alleen niet beleefd maar bovendien is het handiger om de groetwijze per mailtje en ontvanger (al dan niet informeel) aan te kunnen passen. Het geeft aan dat u een stukje emailetiquette serieus neemt
Share your thoughts
Wees spaarzaam met attachments of in goed Nederlands aanhangsels, bijlagen of bijvoegsels. Ga er maar rustig van uit dat deze in elk geval niet gezien worden tenzij u uw email voorziet van begeleidende zinsneden als ‘zie het attachment voor…’ of beter nog: ‘zie bijvoegsel (of bijlage) voor…’ Soms wordt wel aangeraden om vooraf te vragen of het goed is om een bijlage mee te sturen, maar dat is onzin.
Als je iemand een brief stuurt vraag je ook niet of er een foto in de envelop mag. Maar let wel op de omvang van een bijlage. Veel providers hebben daar grenzen aan gesteld. Soms krijgt u een foutmelding. Vaker gebeurt er gewoon helemaal niets en verdwijnt uw bijlage gewoon. (lost in cyberspace, zoals kenners dat noemen)
Share your thoughts
Schrijf zo correct mogelijk. Schrijf woorden uit, voorkomen zogenaamde turbotaal (ff in plaats van “even”) vermijd spelfouten en wees consistent in de aanspreekvorm, dus in gebruik van “u” of “jij”.
Denk ook aan de interpunctie. Er zijn al te veel mensen die geen komma’s of punten gebruiken (of deze niet laten volgen door een spatie, of de spatie ervóór plaatsen). Gebruik niet meer dan één vraagteken achter elkaar, en wees spaarzaam met uitroeptekens.
Emoticons (de bekende smilies) zijn uit den boze, tenzij het contact duidelijk persoonlijker is. Bij iets formelere of zakelijke communicatie absoluut niet doen zeker als u de ontvanger niet heel persoonlijk kent. Emoticons leveren nogal eens wat irritatie op en dat kan nooit de bedoeling zijn bij een goede emailetiquette
Share your thoughts
Vermijd kritiek en vervelende mededelingen indien mogelijk. Afwijzingen en kritiek komen face-to-face of anders aan de telefoon beter over, omdat je met je middels je stemgeluid recht kunt praten wat krom is. Email is echter buitengewoon direct.
Gebruik je toch hier toch e-mail voor pas dan de hamburgermethode toe: laat de kritiek voorafgaan door een compliment en sluit ook af met een positieve noot. Zorg dat je toon in elk geval te allen tijde welwillend, vriendelijk en beleefd is. Humeurige sneren en vileine steken onder water, hoe aantrekkelijk soms ook, komen altijd veel harder aan dan je ze bedoelt en wanneer je ze met een lachend gezicht kunt zeggen. Om geen problemen te krijgen is voorkomen dus beter dan genezen.
Share your thoughts
Wees in uw emails to the point. Voor een papieren brief gaan mensen nog wel even zitten; na jouw e-mail wachten nog 10 ongelezen berichten. Werk dus niet in vijf alinea’s toe naar de slotvraag waar het je eigenlijk om te doen was; vat je e-mail samen in eerste twee zinnen, en laat eventuele toelichtingen en uitwijdingen daarop volgen.
Bedenk ook dat hierdoor details van uw mail vaak niet gelezen zullen worden en op die manier dus niet onder de aandacht van de ontvanger gebracht. Als de ontvanger later beweert dat hij het niet gezien of gelezen heeft, heeft hij hoogstwaarschijnlijk gewoon gelijk.
Share your thoughts
Denk altijd goed na over gebruik van de TO-, CC- en BCC-velden. Zet in principe slechts één e-mailadres in het TO-veld; deze persoon wordt geacht -indien nodig- op uw mail te reageren. De CC-adressen krijgen een kopietje (een Carbon Copy, u weet wel, van carbonpapier) van het bericht. Zij zijn in principe passieve lezers die ‘ter informatie’ een afschrift krijgen. Vergewis je ervan dat niet iedereen op kopieën van je correspondentie zit te wachten.
BCC-geadresseerden (Blind Carbon Copy) blijven voor de andere afzenders verborgen. Stuur je een email naar veel personen tegelijk die elkaar niet kennen, stuur het e-mailtje dan naar jezelf (ja, dat werkt gewoon) en zet de rest in het BCC-veld.
Een andere toepassing van het BCC-veld is het sturen van geheime afschriften naar een derde persoon. Goed gebruik voorkomt dat uw emailadressen over het gehele internet uitgestrooid gaan worden en later terugkomen in de vorm van enorme hoeveel heden spamberichten voor de onschuldige ontvanger.
Share your thoughts
Ze schijnen er nog te zijn, mensen die doorstuurmailtjes doorsturen. Alleen de grootste digibeten geloven anno 2011 nog dat ze een prijs winnen of nakende rampspoed afwenden als ze het hartverscheurende relaas van een driejarig Chineesje met drie benen en vijf oren wiens jonge katje in opgegeten door de buren doorsturen aan hun voltallige adressenbestand.
Krijg je zelf zo’n mail (een zogenaamde hoax) van iemand vertel de afzender dan even hoe de zaak werkelijk in elkaar zit (pak een stukje uit de mail en zoek daarop met Google) en mail dat even naar de afzender. Bij voorkeur via “reply all” zodat iedereen die het gehad heeft het kan lezen.
En stuurt u het toch door: De in deze tips opgenomen opmerkingen over beleefdheid gewenst gedrag en dergelijke zijn voor veel mensen namelijk niet van toepassing in dergelijke gevallen; wie zijn medemens lastigvalt met kettingbrieven mag enige rommel terugverwachten. Niet doen dus.
Share your thoughts
